استفاده از فرمت‌های سند باز (ODF) در سازمان شما
نکات اصلی درباره استفاده از ODF
برای اینکه اسناد در همه نرم‌افزارها قابل باز شدن و ویرایش باشند، باید فرمتی را انتخاب کنید که باز و استاندارد باشد. فرمت سند باز (ODF) این امکان را می‌دهد که کاربران بتوانند اسناد را بدون توجه به نوع نرم‌افزاری که دارند، مشاهده کنند.
مزایای استفاده از ODF
ODF باعث می‌شود که تبادل اطلاعات راحت‌تر و بدون محدودیت نرم‌افزاری انجام شود. این کار باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های لایسنس نرم‌افزار و همچنین تضمین سازگاری و بایگانی بلندمدت اسناد می‌شود. به خصوص در سازمان‌های دولتی، استفاده از فرمت‌های باز مانند ODF امنیت، ماندگاری و قابلیت انتقال داده‌ها را افزایش می‌دهد.
کدام نرم‌افزارها از ODF پشتیبانی می‌کنند؟
اکثر نرم‌افزارهای پرکاربرد مثل Microsoft Office، LibreOffice و Google Docs این فرمت را می‌شناسند. بنابراین می‌توانید فایل‌ها را با خیال راحت با دیگران به اشتراک بگذارید و مطمئن باشید همه آن را باز می‌کنند.
نکات مهم هنگام استفاده از ODF
اگر همه افراد سازمان شما با یک برنامه کار نمی‌کنند یا برخی کاربران خارجی اسناد را باز می‌کنند، بهتر است همیشه ODF را انتخاب کنید تا مشکل ناسازگاری پیش نیاید. همچنین اگر نیاز به نگهداری و آرشیو اسناد دارید، استفاده از فرمتی مثل ODF انتخاب هوشمندانه‌ای است.
انطباق با مقررات و امنیت اسناد
استفاده از ODF به شما کمک می‌کند تا به راحتی مقررات مربوط به شفافیت و بازبودن اسناد را رعایت کنید. همچنین این فرمت استاندارد دست شما را برای جابه‌جایی بین نرم‌افزارهای مختلف باز می‌گذارد و امکان دسترسی مطمئن در آینده را تضمین می‌کند.
مزیت‌های بیشتر برای سازمان‌ها
اگر بدنبال صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش امنیت و کاهش وابستگی به یک نرم‌افزار خاص هستید، حتما از ODF استفاده کنید. با این روش، تبادل اسناد در پروژه‌ها و همکاری با دیگر سازمان‌ها راحت‌تر و بدون دغدغه انجام خواهد شد.
برای آشنایی با سایر اسناد رسمی موردنیاز مثل مدارک مورد نیاز برای ویزای همراه دانشجویی کانادا برای ایرانیان و مدارک لازم برای ویزای والدین کانادا برای ایرانیان یا شرایط دریافت ویزای مولتی کانادا برای ایرانیان نیز مقاله‌های مرتبط را ببینید.
منبع:
https://www.gov.uk/guidance/using-open-document-formats-odf-in-your-organisation
